Oan it argyf keamer easken. De basisregels fan organisaasjes Archives

It argyf kin wêze yn de foarm fan in aparte strukturele ienheid fan in organisaasje of wêze in yntegraal ûnderdiel fan it kantoar libben. Dat hinget ôf fan de folume fan in besteande dokumint.

How to organize it

It oanmeitsjen fan in argyf fan in bedriuw of organisaasje freget in set spesifike maatregels:

1. Jo moatte selektearje de geskikte opslachromte foar it bewarjen fan dokuminten en goed equip it.
2. Soarch moat wurde nommen om te meitsjen betingsten dy't foldogge oan de standert.
3. It is needsaaklik om te equip it mei de technyske eachpunt - te keapjen en ynstallearje de nedige apparatuer foar it argyf.
4. De Repository is bûn wurde organisearre proseduere foar de organisaasje fan de argivearring fan alle nedige dokuminten.
5. It moat ûntwikkele en goedkard troch de wet- en regeljouwing ramt fan it tastel.

Útfiering fan dizze maatregels garandearret de feiligens fan argyf dokuminten en hâlden se yn 'e fereaske steat.

Wa is de argivaris

En wat binne de easken binne foar de arbeiders dy 'sil wurde dwaande mei de organisaasje fan it argyf en fierdere opslach fan dokuminten? Se kin wêze kombinearre posysjes en harren doelferdigener, bygelyks, in sekretaris of in resepsjoniste?

Argivaris - in spesjalist wêrfan taak is te organisearjen argyfboarnen aktiviteiten. Foar de feilichheid fan de dokuminten dy't him opdroegen binne him, hy draacht folsleine ferantwurdlikens. Syn wurk is net mooglik sûnder passing fan in spesifike ynstruksje of sels (as nedich) staazje yn 'e ynstelling fan it Ryksargyf.

Syn taken kin oerdroegen wurde oan in oare meiwurker dy't wurket part-time. Typysk, de argivaris ferantwurdlikheden binne tawiisd oan it yndividuele arbeider yn it gefal dêr't it bedrach dellein by de dokumintaasje is foldwaande grut. Yn grutte organisaasjes, personielsfoarsjenningsbelied in aparte post foar dit doel. Yn dit gefal, lykwols, it is meastal gearstald in baan omskriuwing mei opjefte fan it typen fan wurk dy't oan it argivaris, krektas syn rjochten en plichten.

It wichtichste ding - de proseduere

Gefallen oerdroegen oan it argyf organisaasje neffens in spesjaal ûntwikkele graphics. Syn tekening moat wurde ôfpraat mei de hollen fan elk fan 'e ôfdielings, dy't sil stjoert de dokuminten en goedkard troch it argivaris. Sûnt de wurkje dokuminten yn it argyf binne net allinne opslein, mar ek sa no en dan brûkt wurde, stelt de regels fan harren issue (wannear fan tapassing) yntsjinne tapassingen yn jo organisaasje, en ek as eksterne belanghawwende partijen.

Besoarging fan dokuminten wurde fierd yn bepaalde boeken fan ynskriuwing. der binne easken, oarders, acts op de oerdracht fan de gefallen om de tydlike gebrûk fan tredden prosedueres foar de registraasje proses (ûnder oaren dy kin it ministearje hat kantoar en rjochtbank). Utjûn dokuminten foar maksimaal ien moanne fan syn eigen meiwurkers, en omheech oant trije moannen - de fertsjintwurdigers fan de partij struktueren.

De basisregels fan organisaasjes Archives

Docht argyf, en op elts strukturele ienheid op grûn fan bysûndere bepalings, goedkard troch it bestjoer. Meiwurkers fan it yn harren wurk te hâlden oan har eigen funksje-omskriuwings. De bepalings oannommen troch it bedriuw, stelt út de fûnemintele regels fan 'e argiven (de status fan' e funksjonele maatregel fan de rjochten en ferantwurdlikheden en gearstalling fan de fereaske dokumintaasje). Troch syn fûnemintele taken binne:

1. Oanfolling op it argyf fan dokuminten, de gearstalling fan dat wurdt neamd yn in aparte paragraaf fan de oarderings.
2. Hâld argyfstikken fan materialen en hâld se feilich.
3. Te ûntwikkeljen ta de beskikbere dokuminten finen help.
4. Hjirmei kinne jo de mooglikheid om gebrûk meitsje fan de proseduere opslein yn it argyf materiaal.

As jo organisaasje hat dokuminten dy't mooglik wêze relevant foar de Archival Fonds fan 'e Russyske Federaasje, dan tariede en leit se foar permaninte opslach yn de opslach steat is ien fan de eksterne problemen fan de strukturele ienheid.

syn funksjonaliteit

argyf funksje systematysk ôfliede út syn taken. De wichtichste lju binne de neikommende:

1. Ûnderhâlden listen fan harren eigen boarnen fan akwisysje, dat is, organisaasjes of bedriuw ienheden.
2. Nim fan harren yn in oarderlike wize de stikken foar safekeeping.
3. Rekken hâldend mei de materialen en soargje harren folsleine feilichheid.
4. It foarmjen fan en yn stân hâlden fan in online help systeem, yn ferbân mei it argyfboarnen dokuminten.
5. Ferrin ynformative service behear en alle strukturele ienheden fan de organisaasje.
6. Organize de kwestje en it brûken fan de dokumintaasje neffens it ferlet fan yndividuen en oare organisaasjes, oan beskôgje en analysearjen it proses fan gebrûk.
7. Prepare útspraken en offisjele reaksjes op boarger freget sosjale en juridysk natuer.
8. Útfieren fan aktiviteiten op it ûndersyk fan 'e wearde fan in dokumint, organisearje, oerdracht fan proseduere mei it each op permaninte opslach yn de gemeentlike of steat argyf (yn it gefal as de organisaasje is ien fan de boppesteande boarnen fan oername fan argiven).
9. Kontrolearje de correctness fan de formaasje en it argyf triemmen yn it oernimmen fan boarnen - sawol yn har eigen strukturele ienheden en oare organisaasjes.
10. Te organisearjen wurk op it hâlden fan de kommersjele ûndernimming nomenklatuer.
11. Soargje foar praktyske en metodologyske help mei dokumintaasje fan elk strukturele ferkaveling.
12. Dielnimme oan de ûntwikkeling fan de argiven en Records behear.
13. Te nimmen oan it barren holden foar it doel fan de oplieding archivists en meiwurkers yn posysjes yn ferbân te dokumintearjen behear.

Wêr ta it pleatsen fan it

Lit ús nou neigean wat is der oan it argyf keamer easken. De wichtichste fan wat moat beskôge wurde, - te pleatsen it yn alle gefallen net tastien yn 'e gebouwen fan' e âlde karakter gebouwen fan hout gebouwen, dat kin wêze rau, net allinnich de wichtichste keamer, mar souders mei kelders, likegoed as yn gebouwen, hawwe kachel ferwaarming.

As de deselde struktuer as gehiel wurdt oanpast foar opslach fan papier dokuminten, dan in argyf needsaaklikerwize betsjutte in isolearre keamer.

As jo organisaasje yn de heine takomst fan doel te fêstigjen syn eigen argyf, hjir hawwe jo de mooglikheid om fertroud harsels mei de list mei easken dy't moat wurde beskôge yn de tarieding proses. Sa, wat binne de wichtichste easken oan it argyf keamer, waans missy - om soarchfâldich en feilich opslaan alle nedich dokumintaasje?

De list fan wat is nedich om beskikber steld wurde

1. Argyf.
2. De keamer is ûntwurpen foar ûntfangst fan dokuminten, tydlike opslach en acclimatization.
3. De keamer dêr't de dokuminten sille brûkt wurde.
4. Bestjoerings keamer (of keamers) foar meiwurkers.

As de romte is net genôch ...

Yn it gefal dêr't de triem keamer romte docht net ta de mooglikheid fan ûntfiering ûnder him ferskate keamers dedicated losse romte moat wurde opdield yn sônes skieden troch Partitionen. De basis eask, dat moat sekuer adhered oan yn dit gefal - isolearre út elkoar opslach lokaasje fan dokuminten en wurkje mei harren.

In aparte keamer of in spesjaal oanleine en oanpast as in dokumint opslach gebou brûkt as backup, is ferplichte wurde fuorthelle út foarwerpen útfieren fan in risiko yn termen fan 'e mooglikheid fan fjoer. As foarbyld kin neamd wurde auto parken, garaazjes en benzine stasjons. Yn nau neite nei it gebou of bedriuwsgebou argyf moat net wêze objekten dy't tsjinje as boarnen fan loftfersmoarging.

It leafst, de triemmen moatte altyd pleatst wurde yn in apart, oanwiisd allinne foar dizze gebou boud mei alle nedige regels en foarskriften. Mar, spitigernôch, de realiteit is dictating syn termen, en yn de measte organisaasjes, dokuminten binne opslein yn de al besteande foarsjennings, omkeare en oanpast foar dit doel.

Dat it rjocht om te sprekken

'E kunde mei de wet- en regeljouwing easken oan de gebouwen en gebouwen fan it argyf. Se binne as folget:

1. It gebou, dat heart ta hawwe de takomst fan opslach is nedich om ferwize nei it tal bestjoerlike. It is strikt ferbean om it argyf dêr't der hoareka tsjinsten, iten pakhuzen, winkels út 'e kategory fan' inflammable stoffen en agressyf, likegoed as relevante gemyske technology tapast.
2. Utsletten pleatsen it yn in unheated keamer en wêr net neikommen hygiëne easken. Op de unacceptability fan ferfal argiven gebou neamd hjirboppe.
3. It is foaral wichtich om te foldwaan oan fjoer easken foar it argyf keamer. Syn feilichheid foar mooglike fjoer - ien fan 'e wichtichste betingsten foar feilige opslach fan dokumintaasje. Yn jannewaris 2009, it Ministearje fan Kultuer fan Ruslân útjûn in bestelling nr 3 oannommen in rige fan regeljouwing easken fêstlein yn 'e spesjale regels fan fjoer feiligens fan' e Russyske Federaasje regear en gemeentlike argiven. Doe't it apparaat fan it dokumint opslach regeljouwing nedich om te nimmen sûnder Fail.
4. It gebou syn ûntwerp is te garandearjen de ûnmooglikheid fan wetteroerlêst. De keamer is nedich te hawwen in Needútgong. Yn gjin gefal sil troch it de wichtichste pipe (wetter-bearing of gas).

Is it mooglik om triem pleatsing yn 'e kelder?

It is net oan te rieden pleatsing fan archyfopslach opslach yn 'e kelder keamer, boppeste ferdjippings of alterations as sokke attic romte.

Yn emergency situaasjes der kin wêze útsûnderings op dizze regel. Se wurde akseptearre wannear't de kelder droech en goed fûle, útrist mei meganyske fentilaasje, by steat om te foarsjen yn in oere of twa trijefâldige breathability. Argyf foar loft of attic is mooglik allinne levere dat it passend temperatuer en vochtigheid betingsten.

In tige wichtige eask foar de húsfesting argyf mei respekt foar de wiring apparaat. It is ferplichte wurde sletten mei airtight klippen. Koarde fan portable elektryske apparatuer binne foarsjoen fan rubberen isolaasje. Soe net pleatst binnenskamers of mienskiplike opslach fan ferdjipping circuit Breakers.

De selektearre non-dusting en net-corrosive materialen as boumaterialen foar afwerking argyfboarnen repositories. extinguishing systeem moat útrist mei middels fan neutraal, feilich foar dokuminten. It is net tastien te brûken brân yn de winkel, ûnder mear Kachels of plak bûtenlânske foarwerpen.

om gearfetsje

Nei reduksje fan it selektearre gebiet mei achtslaan fan alle boppesteande easken oan it argyf keamer, nim in definityf beslút oer de gaadlikens of unsuitability foar gebrûk. Nim sa'n beslút nei kontrolearjen de mooglike sanitêre en epidemiological stasjon en de Steat Fire Tafersjoch. It argyf kin pleatst oeral dêr't stiet plend allinnich nei de proseduere fan de detaillearre eksamen.

Syn doel - te ferdúdlikjen it fjoer keamer en it bepalen fan it passende nivo, te ynspektearjen fan de grutte strukturele duorsumheid, soargje foar de krêft fan oerlaap tusken flierren yn de berekkening fan 'e potinsjele lading (apparatuer foar it argyf en it gewicht fan de bewarre dokuminten), kontrolearje beskikberens en aktive tastân fan de fentilaasje en ferwaarming systemen.

Yn de kontrôle belutsen as fertsjintwurdigers fan 'e organisaasje (meastal de meiwurkers fan' e takomstige argyf), en meiwurkers fan alle relevante tsjinsten - .. Building, fjoer, feiligens, ensfh De resultaten fan it ûndersyk wurde wjerspegele yn de tarieding fan it lêste bedriuw.