Workflow yn 'e ûndernimming. Management Programma Dokumint en rekord keeping

Automatisearring fan dokumintrekking is in maatregel wêryn hast alle moderne bedriuwen rekkenje. Sels lytse bedriuwen wurkje mei in massa fan ferskate dokuminten, ynklusyf brieven, budzjetten, faktueren, kontrakten en allerhande easken. It is dêrom sa praktysk elk de moderne organisaasje besiket sa'n maat te brûken lykas de automatisaasje fan dokumintoerij, dy't de folsleinheid en feiligens fan gegevens soarget, de beferzen fan sykjen en bewarjen fan ferskate ynformaasje, en ek de maksimale optimisaasje fan 'e tiid dy't nedich is foar har harmonisearring.

Wêrom is dat nedich?

Praktysk yn elke bedriuw bringe meiwurkers in soad tiid om de ynformaasje te finen dy't se nedich binne, en de statistyk prate it ramt dat it sawat heal de tiid nimt om dit te dwaan. It liket ek dat jo werkwete moatte yn plak fan tapassing fan guon dokuminten dy't "earne" besteane. Genôch standert is de situaasje wêrby't de boarne tekst fan ien of oare contract is mei in advokaat yn 'e komputer, en akkountearrings fan akten foar bepalingen dy't mei de útfiering fan kontrakten binne útfierd yn' e accountingsysteem, akkounts en sertifikaten wurde hâlden yn 'e finansjele ôfdieling yn papierfoarm, en korrespondinsje oer fertroulik Wurket is yn 'e mailboxen fan meiwurkers. Soks in "sprawl" fan ynformaasje is tige skealik foar feiligens, yntegriteit en konsistinsje, it is yn soksoarte situaasjes dat automatisaasje fan workflow droegen wurdt.

Troch de ynfiering fan spesjale ynformaasjesystemen wurde de measte problemen behelle. Bygelyks guon budzjetsysteem biede de kâns om in systeem fan ynterregele budzjetten te meitsjen mei de neifolgjende skepping en opslach fan ferskillende ferzjes fan sokke dokuminten, en ek oan te jaan oan har status. Sadwaande is it probleem fan budzjetdrukking omskreaun foar in diel fan 'e begrutting troch it brûken fan sokke systemen.

Ferjit net dat moderne begruttingsbasen, lykas kontoeren en ERP-systemen yn 'e measte gefallen wurkje mei struktureare ynformaasje, dus dat gegevens kinne makke wurde en bewarre wurde yn' e foarm fan in tafel. Neffens de measte saakkundigen is allinich 20% fan 'e totale gegevens fan elke moderne bedriuw fan strukturearjende ynformaasje jûn, wylst de rest fan elektronyske korrespondinsje, teksten fan dokuminten, ferskate protokollen fan ûnderhannelingen en gearkomsten, bylden, ensfh. Faak faak, sûnder in stúdzje fan ûnstruktuerlike ynformaasje te fieren, is gewoan gjin manier om in normale beoardieling te meitsjen fan 'e kontekst, dêr't in strukturearre bestean al bestiet. De opslach, it sammeljen en de folgjende ferwurking fan sokke gegevens is garandearre troch it brûken fan soksoarte maatregels lykas de automatisaasje fan workflow, of troch de bestjoersystemen fan 'e ynformaasjesynhâld fan' e bedriuw.

Wat is it?

Mei help fan it elektronysk dokumintbehearsysteem is der soarge dat alle ynteraksje tusken meiwurkers fan in organisaasje op grûn fan de foarsjennings beëinige wurdt. Earst, yn 1C, soarget foar it dokumint management foar it oanmeitsjen fan dokuminten, de mooglikheid om har oer de organisaasje te ferpleatsen, en behearsket ek kontrôle oer de útfiering fan dokuminten en prosessen dy't beskreaun binne mei har help. Sadwaande jout it elektronysk dokumint management it bedriuw mei in geweldige tal foardielen, it oersetten fan syn wurk nei in praktysk nij nivo.

Elke aparte dokumint yn sa'n elektronysk systeem wurdt ûnderskieden troch de oanwêzichheid fan in folsleine set fan requisites dy't it eanglik karakterisearret (it wurdt faak sokke kaarten neamd). De kaart kin in ferskaat oan ynformaasje befetsje, ynklusyf it type dokumint, de datum fan formaasje en feroaringen, de namme fan de auteur, lykas de opslach lokaasje en folle mear. Yn 'e takomst sil it dokumintsysteemsysteem soargje foar opslach en opheljen fan' e needsaaklike dokumintaasje neffens de ferplichtingen dy't yn dizze kaart oanjûn binne.

Eigenskippen

Elektronysk dokumint management jout organisaasjes net allinich in soad foardielen, mar iepenet ek in protte nije kânsen, dy't ek wichtich is.

Sintrale behear

Ungelikens fan hoe grut in bepaald bedriuw is, kin it dokumint management systeem jo gau de formulieren fan dokuminten feroarje dy't har dêrrearje. Bygelyks om de foarm fan in oanfraach te feroarjen foar eventuele útjeften op ferskillende ferantwurdeltsintraasjes, is genôch om korreksjes te meitsjen oan 'e sjabloan fan' e applikaasje dy't al yn it systeem bewarre is. Dêrnei kinne meiwurkers dy't sokke applikaasjes opnimme, net langer de dokumintaasje fan 'e ferâldere foarm brûke, omdat de tapassing is foltôge en troch dit systeem oerbrocht.

Stipe fan 'e dokumintaasje libbenzyklus

Elke dokumint dy't oerlevere en ferwurke wurdt oan alle bedriuweterreinen, is needsaaklik ferskate fêststelde stadia. Bygelyks, as it in bedriuwbudzjet is, moat it earst yntsjinne wurde, en dan befêstige en realisearje op in bepaalde tiid. Dêrnei wurde ferskate echte en plandearre yndikatoaren fan dit budzjet sorgfältig analysearre en stjoerd nei it argyf. Yn 1C soarget de dokumintoerij in hege kontrôle oer de libbensseksy fan 'e dokumintaasje, mei rekken hâldend mei de basisfoarsjenningen fan it bedriuwsomjouwing, as ek de ferskate juridyske normen en yndustrynstandards fan it bedriuw fan' e bedriuw.

Teamwurk

Elektroanysk dokumint behear systeem biedt folle mear as allinnich in organisaasje fan kollektive wurk op dokuminten, en yn opkomst sille saakkundigen dy't yn ferskillende kantoaren of sels yn ferskillende stêden.

It systeem bewarret in genôch grutte tal ferzjes fan ien dokumint, en neist it direkte bewurkjen, kinne se de gegevens annotearje, dat is, bepaalde opmerkingen en notysjes oan te jaan, sûnder dat de basisynformaasje te beynfloedzjen dat it foarkomme moat.

Tsientadigens

In leaver wichtichste funksje fan sokke systemen is dat yn deselde 1C de dokumintrajekt fia in spesjale elektroanyske sinjat mei ûndersteande kodearring tekene wurde kinne. Troch dit, as nedich, kinne jo net allinich de echtheid fan dizze of dy ynformaasje befestigje, mar ek de eigner unik befetsje, en ek de maksimale effektive feiligens fan it bewarjen fan ferskate gegevens te berikken.

Routing

As it elektronysk dokumintbehearsysteem net beskikber is, dan is yn dat gefal de meiwurker dy't meidie oan it ta stân kommen fan bepaalde weardepapier moat needsaaklikje wa't it bêste pleatst wurdt om dizze papieren te ferpleatsen. Elektronysk dokumintbehear by it bedriuw kin jo automatyske gegevens oerjaan oan 'e rjochter persoan.

Routing sels is fergees en hurd. Fergees befettet de mooglikheid om dokuminten te stjoeren nei folslein elke adressearre, ôfhinklik fan it ferlet, wylst de hurd ien foar de meast genôch regeling makket, mar yn bysûndere gefallen kin de aksje fan dokuminten yn it systeem fan ferkearregels yntinsyf bewarre wurde (bygelyks as jo de dokumintes foar in resinsje stjoere moatte) Oan guon bûten spesjalisten).

Access control

Der binne ferskate opsjes foar it differenzearjen fan de foegen fan ferskillende meiwurkers fan it bedriuw yn betingst fan dokumintbehear. Sa kinne moderne workflow automatisearingen ark jouwe om in persoan folslein te kontrolearjen oer de gegevens, beheinje de mooglikheid om te bewurkjen, of jo kinne inkele bestannen gewoan sjen of annotearje. Dit ferieniget it wurk mei ferskate gegevens, en wichtich is it folle safier.

Yntegraasje

Om de maksimale yntegriteit fan ynformaasje te garandearjen dy't binnen in bepaald bedriuw ferpleatst wurdt, soarget elektroanysk dokumintbehear by it bedriuw yntegraasje fan it fêststelde systeem mei oare - finansjele, produksje, analysearje, ensfh. Troch sa'n yntegraasje verfügt moderne workflow systeem faak genôch makke gebrûk as in soarte fan gearwurking tusken it meardere software typen.

Dokuminten út alle systemen dy't logysk ferbûn binne mei dizze ynformaasje binne meast kontekst neamd. It kin de ynhâld fan papier of elektroanyske korrespondinsje, faxes, betellingsdokuminten, minuten fan eveneminten, fideo's of audio-opnamen en in protte oare ynformaasje opnimme. Kontexte nei it dokumint kinne jo manulearje of folslein automatisearje mei dizze proses ôfhinklik fan de foarkarren en behoeften fan 'e hantlieding.

Bygelyks it moderne systeem fan dokumint management automatisaasje yn it proses fan it foarmjen en folgjende feroaringen yn budzjetten lit it brûken fan in oantal oare kontekstlike ynformaasje brûke:

• Alle soarten marketingûndersyk fan 'e merk, ynklusyf net allinich eigen, mar ek dyjingen dy't fia eksterne boarnen ûntfongen binne;
• Ferskate kontrakten mei tsjinpartijen (keaplju of leveransiers);
• Spesjale normative en referinsje dokumintaasje;
• Oanfoljende dokumintaasje dy't alle beheiningen of oerwjittingen reflektearret (bygelyks ynflaasje, koersraten en oare gegevens);
• minuten fan gearkomsten, hâlden te besprekken eltse ferzje is de begrutting, en befetsje allerhanne arbeiders kommentaar en waarnimmings fan de dielnimmers oan it proses (faak sa'n dokumintaasje wurdt ferstjoerd ûnder alle meiwurkers fia e-mail en opslein apart fan begruttingstechnysk ynformaasje triemmen).

De brûker dy't wurket mei de begrutting, op elts momint, as nedich kin, sykje troch ien fan 'e boppeste dokuminten, lykas moderne technologyen fan workflow-automatisaasje him dit dwaan kinne sûnder langere sykjen.

Hokker systemen brûke wy?

Ien fan 'e meast foarkommende software-oplossings dy't yn Russyske bedriuwen fine kinne binne de kombinaasje fan Microsoft Outlook-utillen tegearre mei Microsoft Exchange Server. De earste applikaasje is basearre op hast alle kompjûters ynstallearre, wylst Exchange Server faak brûkt wurdt as in folsleine e-post tsjinner. Nettsjinsteande it feit dat yn bedriuwen dêr't de ymplemintaasje fan elektronyske dokumintrajekt foar in relatyf lange tiid útfierd is, wurde soksoarte programma's allinich brûkt as platfoarm foar it wurkjen fan e-post, nei guon sintrale opsjes, sels dizze software kin brûkt wurde as in funksjonele middel om automatisearring fan workflow foar guon organisaasjes .

Op it stuit is de Russyske merk fol mei tsientallen ferskate systemen, wêrmei automatisaasje fan dokuminten beheind is, en dizze stipe wurdt net allinich troch west, mar ek troch ynlânske ûntwikkelers. Sels Microsoft, neist de boppesteande programma's, biedt mear ark, lykas Content Management Server of SharePoint Portal Server.

De machtichste ûnder alle besteande systemen wurdt beskôge as Documentum, mar benammen binne allinich grutte bedriuwen gebrûk fan sa'n automatisearingsproses. De dokumintoerij fan guon bedriuwen is automatisearre troch it softwarepakket Lotus Notes, mar in soad neame it in soarte fan "ûntwerper foar programmers", om't it is hiel heul om in folsleine system op syn basis te meitsjen.

Wat binne de ferskillen tusken Russyske en westensystemen?

As wy prate oer de wichtichste ferskillen tusken binnen- en bûtenlânske utilities, besteane se yn 'e beskikbere skalberens. As de systemen fan Westlike ûntwikkelers bygelyks funksjonearje kinne yn praktysk elke bestjoeringssysteem, wurde de ynisjalen benammen ûntwikkele foar ien fan har, en fansels is dat faaks Windows. Weste systemen wurde konfigurearre om alle DBMS te brûken. Sokke begrippen fan Russyske systemen kinne de mooglikheid makliker meitsje fan bouplattele yntegrale oplossings.

Oer funksjonaliteit leit it haad ferskil yn it feit dat yn 'e Westlike automatisaasje fan dokumintproduksje en workflow útfierd wurdt troch ferskate programma' s dy't makke wurde ûnder ien inkeld merk, mar tagelyk is it bedoeld foar ferskate doelen. Bygelyks, Documentum biedt ferskate aparte produkten dy't brûkt wurde foar folsleine automatisearring, en ek yntegraasje mei ERP-systemen, stipe foar ûntwerp en workflow, ensfh. De mearderheid fan software ûntwikkele yn Ruslân is rjochte op it oplossen fan in spesifyk probleem.

It is ek wittenskiplik wurd dat it haad ferskil leit yn 'e oanpak fan beide kanten nei wat it workflow automatisaasjetesysteem is. Westlike systemen rjochtsje op it garandearjen fan folsleine automatisearring en oanfoljende stipe fan ferskate bedriuwende prosessen dy't binnen de organisaasje binne, en de mearderheid fan ynlânske programma's makket allinich guon funksjes.

De kosten fan westerske systemen reitsje ûngefear fan $ 400 oant $ 1.000 foar elk wurkplak, net ynklusyf de kosten fan ymplemintaasje, programma's en apparatuer dy't nedich binne om in normale elektroanyske workflow te garandearjen. Utfiering sels kostet faak de helte fan 'e normale kosten fan lisinsjes, lykas de measte programma's foar automatisaasje fan workflow ynfierd binne mei ferskate oandielen, mar yn guon situaasjes is de priis in oarder fan grutterheid grutter. Ien fan 'e moedichste is altyd it projekt fan finansjele dokumintaasjeautomaat, om't foar sokke projekten de útfieringpriis sawat 2-3 kear heger is as de kosten fan lisinsjes.

Ynterne programma's wurde ferkocht oan in priis fan $ 200-600 foar elk wurkplak, en dêrnei wurdt de kosten fan ekstra programma's en ferskate apparatuer rekken holden. Yn 'e definitive analyse wurdt de berekkening fan fergelikingskosten op folle deselde wize útfierd as yn westlike systemen.

Eigenskippen

Yn 'e foarwende mearderheid fan' e gefallen binne de prozes dy't ferbân hâlde mei de harmonisearring fan dokuminten, bygelyks it proses fan 'e earste kompilaasje en fierdere ymplemintaasje fan budzjetten, binne prioriteiten foar automatisearring. Dochs hawwe in soad ploegen gebrûk fan buro automatisaasje en dokumint management, dat is, mei de prosedueres foar it registrearjen fan útgeande en ynkommende dokumintaasje.

De ynfiering fan it elektronysk systeem ferskilt net yn prinsipe fan 'e ymplemintaasje fan oare automatisearre systemen, dus is it learen allinich om de ûnderskate funksjes fan dit projekt te markearjen.

Untwikkeling fan bedriuwsûnens

De yntroduksje fan in dokumint management automatisaasjestel yn elk gefal soarget foar it oanmeitsjen fan in korporative repository wêryn alle dokumintaasje opslein wurde sil. De logyske struktuer fan sa'n repository, de ûntwikkeling en fierdere ymplemintaasje fan it feilichheidsbelied, as ek de hierargy fan dokumint opslach, makket maksimale soarch en moat yn in frate poadium fan it projekt útfierd wurde.

Dêrby moat betocht dat de opslach funksje kin ynset oan it begjin fan it ûntwerp, dus yn in ier stadium kin makke wurde te bewegen alle dokuminten út de hjoeddeiske opslach lokaasjes ta ien corporate repository. Dêrtroch brûkers kinne fertroud harsels mei ien fan 'e grutte funksjes fan it systeem, en tagelyk baas en har tapassing. Ritskes de oanpassing fan de meiwurkers te fieren systemen kin wêze troch it brûken fan tsjinst funksjes lykas warskôgings op feroarings oan 'e dokumintaasje, it uterlik fan' e nije dokuminten, ensfh

Sa, workflow nedich foar eltse moderne bedriuw dat besiket te ûntwikkeljen en ferbetterjen syn wurksumheden.